La gestion électronique de documents est une pratique de plus en plus répandue au sein des entreprises. Il s’agit d’un tout nouveau procédé de gestion qui facilite énormément la vie et qui rend le partage d’information plus facile au sein d’une entreprise.
La GED possède de nombreux avantages. Cela permet de garantir une meilleure transparence, de faciliter la communication, et surtout de gagner en efficacité. Elle permet également de réduire les coûts d’impression et de limiter les frais de stockage, tout en protégeant l'environnement. Si vous envisagez une transformation digitale, mettre en place une gestion électronique de documents est une étape à ne pas négliger. Néanmoins, il existe certaines contraintes réglementaires qu’il faudra respecter. Nous vous parlons de ces dernières à travers cet article.
Quelle est la valeur d’un document électronique et sous quelles conditions ?
Afin de permettre aux mieux aux entreprises, quelle que soit leur taille, de dématérialiser les documents, il est important de mettre en place des lois qui encadrent ce processus. La justice française a mis en place une loi qui donne la même valeur aux documents électroniques et aux documents format papier. La condition principale est que le destinataire du document puisse clairement être identifié. Il faudra également que l’intégrité du document puisse être prouvée. C’est-à-dire qu’il faudra garantir qu'aucune motivation ne puisse y être apportée. Pour cela, il existe des solutions de gestion documentaire et d’archivage électronique. Si ces conditions sont respectées, votre document électronique aura la même valeur qu’un document classique. Il pourra donc être utilisé comme justificatif ou preuve.
La nécessité d’avoir un document dématérialisé
Dans la gestion électronique de documents, il faudra faire attention à bien différencier un document dématérialisé et une copie. En effet, cela ne possède pas la même valeur juridique.
Pour une GED, il est important de ne pas simplement numériser un document et le transformer du format papier au format PDF par exemple. Dans ce cas, vous créez facilement une copie. Cette dernière n’aura pas la même valeur qu’un document électronique dématérialisé.
Le choix d’un intermédiaire pour une gestion électronique de document
Il existe de nombreuses solutions sur le marché qui garantissent une GED. Il est important que vous choisissiez une solution permettant d’offrir des démarches respectant les contraintes réglementaires. Il faudra également s’assurer de la conformité de la démarche afin de mettre en place une GED répondant aux nouvelles contraintes légales. Il est important de choisir une solution qui permet de :
- Collecter les différents documents,
- classifier les fichiers selon certains critères,
- offrir des méthodes afin de diffuser les documents,
- conserver les documents assez longtemps,
- donner accès à la gestion des archives.
Cela vous permettra non seulement de respecter la réglementation en vigueur, mais aussi d’assurer une meilleure organisation. La communication sera faite d’une manière optimisée, aussi bien en interne qu’en externe avec vos collaborateurs.
La durée de conservation légale d’un document
La gestion électronique représente un véritable enjeu pour toutes les personnes qui souhaitent améliorer la productivité de leur entreprise. Si vous avez une PME/TPE, ou même que vous soyez artisan, la digitalisation est nécessaire afin que vous puissiez évoluer. Naturellement, La GED nécessite le respect de certaines règles, notamment en ce qui concerne la durée de conservation légale.
Qu’il s’agisse d’un document dématérialisé ou d’un document légal, chaque document possède une durée de conservation qui lui est propre. Cela répond à des enjeux stratégiques et légaux pour les entreprises. Lors d’un quelconque contrôle par exemple, il est primordial de pouvoir présenter les documents demandés en cours de validité.
C’est pour cette raison qu’il faudra prendre connaissance des différentes étapes du cycle de vie d’un e-document. Pour réussir votre gestion électronique de document en toute légalité, tenez compte des modes de conservation de documents.
