La sécurité concernant une fiche de paie dématérialisé
En utilisant des données cryptées, la transmission du bulletin de salaire dématérialisé s’effectuera en toute sécurité. La gestion électronique des documents s’opère en mode SaaS et vous avez bien évidemment une base documentaire en parfaite conformité avec la législation RGPD.
Une fois constitué, le bulletin de salaire dématérialisé sera envoyé au format PDF directement sur un espace personnel. Mais il peut également être positionné dans un coffre-fort numérique avec encore une fois un accès personnalisé.
Un avantage organisationnel
Une fiche de paie dématérialisée peut être établi de manière automatisée. De cette façon, l’organisation devient plus agile et c’est aujourd’hui un critère essentiel pour optimiser la production. Vous le savez sans doute, si vous utilisez des fiches de paie au format papier, l’organisation s’en retrouve alourdie et vous avez besoin de mobiliser du personnel.
Ce ne sera plus le cas avec la gestion électronique de documents, car le bulletin de salaire dématérialisé sera envoyé en un seul clic. De même, un archivage automatique s’applique et le classement s’effectue dans un dossier spécifique. Une fois la fiche de salaire envoyée, le salarié reçoit automatiquement une notification.
L’automatisation de l’édition
Pour qu’une entreprise remette une fiche de paie à son salarié, elle dispose de trois manières. La voie traditionnelle par courrier postal, la remise en main propre ou de façon digitale.
Mais attention, l’envoi d’une fiche de salaire au format PDF dans un e-mail ne remplit pas les conditions légales d’utilisation. C’est à ce moment-là qu’entre en jeu la gestion électronique de documents avec l’automatisation de l’édition, mais également de l’envoi du bulletin de salaire. Ce processus limite les interactions humaines et donc les erreurs potentielles. Pour la probité des données, vous pouvez vous appuyer sur les signatures digitales.
Voilà pourquoi la dématérialisation des fiches de paie est officielle.
Quand la fiche de paie dématérialisée favorise les économies
Si le salarié reçoit sa fiche de paie en format papier et par voie postale, cela engendre indéniablement des coûts supplémentaires pour l’entreprise. En effet, cette dernière sera dans l’obligation d’acheter toutes les fournitures nécessaires, mais également l’encre de l’imprimante et l’affranchissement du courrier. Mais grâce à la dématérialisation, ces investissements ne seront plus nécessaires.
Selon Primobox, l’organisation peut espérer une économie de 10 € chaque année et par salarié.
Mais ce n’est pas tout, une fiche de paie dématérialisée répond parfaitement aux problématiques de l’archivage. Une opération chronophage, mais indispensable pour être en conformité avec la législation.
Un renforcement de la politique RSE
Vous le savez sans doute, l’écologie est au cœur de nombreuses préoccupations. Alors si vous souhaitez adopter un code de bonne conduite en visant le zéro papier, vous avez tout intérêt à envisager l’utilisation de fiche de paie dématérialisée.
De cette manière, vous véhiculez l’image d’une entreprise soucieuse de l’environnement et vous affichez votre volonté d’accompagner le mouvement de la Responsabilité Sociale des Entreprises.
Une excellente opportunité pour réduire votre empreinte carbone, tout en recentrant l’activité des ressources humaines sur des processus à plus forte valeur ajoutée.
Alors devant les nombreux bienfaits d’une fiche de paie dématérialisée, n’hésitez pas à vous lancer en étant accompagné par l’entreprise Apo’g. Vous adopterez la digitalisation de la bonne manière en bénéficiant de conseils avisés.
