Encore à la recherche d’un document ? Oui, mais est-il en version papier ? En version numérique ? Est-il classé avec les factures ou les dossiers clients ?
Voilà le quotidien des entreprises qui ne sont pas passées à la gestion intégrée des documents (GID). Aussi appelée "Gestion de l’archivage", voyons comment la GID va révolutionner l’archivage de vos documents !
Les avantages de la Gestion Intégrée des Documents
Vous hésitez ? Pourquoi, après tout, devriez-vous imposer un tel changement à vos équipes ? On vous l’explique !
Un logiciel de gestion intégrée des documents a de nombreux avantages, tels que :
- Une gestion optimale des documents administratifs
- Retrouver rapidement les documents recherchés
- Conservation et classification des documents
- Conformité avec les prescriptions légales
Grâce à ces éléments, la GID représente un véritable gain de temps et de productivité pour les entreprises.
Concrètement, quel est l’intérêt pour vous, dirigeant d’entreprise ?
La Gestion intégrée des documents (GID), c’est une gestion centralisée des dossiers qui évite les pertes, les doublons et la consultation non autorisée de documents officiels. Cela passe par les devis, factures et bulletins de paie, mais aussi par des documents légaux comme les contrats ou demandes de subvention. Tous ces documents, que vous ne voulez surtout pas perdre, sont maintenant organisés et classifiés.
Au passage, votre entreprise est certifiée avec la norme ISO 15489, « Records Management », ce qui lui permet d’être aux normes actuelles.
Optimisation des ressources et des processus internes
En optimisant votre processus de gestion des documents, vous mettez en place un système qui positionne naturellement les documents les plus importants et les plus utiles à portée de main. À l’inverse, ceux dont vous ne vous servez jamais sont relégués et peuvent être archivés, au lieu d’encombrer votre espace de travail. Ce faisant, c’est avant tout un gain de productivité qui se met en place ! Imaginez tout ce que vous pouvez accomplir avec le temps gagné à ne pas chercher des documents… Et qui dit temps gagné, dit valeur créée !
C’est en cela que la gestion intégrée des documents permettra à votre entreprise de prendre de la valeur.
Une nécessité pour faire face aux attentes de vos collaborateurs
Outre les besoins de la direction de l’entreprise, ce sont aussi vos clients, vos employés, fournisseurs et collaborateurs qui apprécieront cette mise à niveau. Avec l’augmentation de la paperasse, du turnover des employés et des sous-traitants, il n’est plus possible de perdre des documents. Comment faire si un client vous demande une lettre de mission, que vous aviez donné à son collègue (votre interlocuteur précédent) ?
Or, par souci d’authenticité légale, il s’agit du seul exemplaire que vous possédiez. Cela vous place dans une situation complexe vis-à-vis du client.
La gestion intégrée des documents met fin à ce type d’inconvénients ! Alors, convaincu ? Pour réussir cette transition, voici comment faire :
La transition vers la Gestion Intégrée des Documents
Les résultats sont unanimes, la Gestion Intégrée des Documents est nécessaire, souhaitée et recommandée par tous les dirigeants. (Étude du Bulletin des Bibliothèques de France, « Transition vers une gestion intégrée des documents électroniques dans les bibliothèques académiques suisses romandes » du 23 novembre 2015)
Pour passer à la gestion intégrée des documents, le plus simple est d’utiliser un logiciel spécialisé.
De nombreuses TPE/PME fonctionnent encore sans système d’archivage effectif, ce qui complique leur quotidien et entraîne un manque de productivité. Un serveur commun à tous les employés, bien classifié et organisé, augmente de 40 % votre productivité (étude du cabinet McKinsley « Accélérer la mutation numérique des entreprises : un gisement de croissance et de compétitivité pour la France » de septembre 2014).
Apo’g peut aussi vous accompagner dans un tel projet et guider votre entreprise pour effectuer une transition dans les meilleures conditions.
Alors, si vous le souhaitez, vous aussi, passer à la Gestion Intégrée des Documents (et notamment une gestion électronique de vos documents), Apo’g vous propose un accompagnement complet.
Évaluation, prévisions, installation et paramétrage, tout est compris dans notre offre !
