Une politique zéro papier en entreprise
Selon l’ADEME (Agence De l’Environnement et de la Maîtrise de l’Énergie), chaque salarié consomme entre 70 et 95 kilos en moyenne de papier chaque année. Un impact considérable d’un point de vue financier, mais également sur le plan écologique.
Alors si l’objectif zéro papier constitue une priorité, il faudra dans un premier temps vous orienter vers l’archivage électronique et mettre en place des processus de dématérialisation. Pour cela, misez sur un système d’archivage électronique vous permettant de conserver les documents manuscrits dans un format numérique.
Ensuite, ces différents documents sont regroupés dans le logiciel de gestion électronique avec un archivage automatique vous permettant une excellente traçabilité.
Autre solution, la signature électronique. Selon le Code civil et plus particulièrement les articles 1366 et 1367, la signature électronique dispose de la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Par conséquent, l’entreprise est en mesure de réaliser d’importantes économies de papier, tout en profitant d’un gain de temps.
Désormais, il n’y a aucun intérêt à imprimer les documents, pour les signer et ensuite les envoyer. En passant directement en zéro papier, l’horodatage et la signature électronique seront capable de garantir la fiabilité et l’intégrité des documents stockés.
Mais pour cela, un investissement dans un logiciel respectant le règlement européen eIDAS reste une obligation.
La dématérialisation présente de nombreux atouts même si au départ certains utilisateurs peuvent se montrer réticents à utiliser des outils numériques.
Néanmoins, la société sera en mesure de bénéficier d’un véritable gain de productivité en réduisant certains postes de dépenses comme l’entretien du matériel d’impression ainsi que le papier.
Les échanges entre les collaborateurs s’effectuent plus facilement, car il est plus simple d’envoyer un e-mail qu’un courrier postal.
En réduisant le temps de réponse dans les échanges, les salariés se montrent plus productifs et cela entraîne également une meilleure satisfaction client.
Le temps de retour sur investissements (ROI) est souvent inférieur à une année.
Par ailleurs, la sécurité des données reste intacte. Un document en version papier se montre plus vulnérable qu’un document numérique. En cas d’inondation, d’incendie ou de vol, les documents papiers seront définitivement perdus. Pour les documents numériques, le risque majeur serait une cyberattaque. Cependant, la sécurité étant un enjeu majeur, les données numériques peuvent être conservées sur plusieurs serveurs, réduisant considérablement le risque de perte.
Un archivage automatique réduisant l’espace de stockage
Si vous n’avez que quelques factures, la classification et l’archivage ne seront pas un problème. Mais lorsque le volume augmente, vous avez besoin d’un espace de stockage suffisant en utilisant une méthodologie précise pour le classement des différentes données. Mais si vous optez pour une solution de dématérialisation, vous ne serez plus confronté à cette problématique. Un support numérique assure un archivage automatique, mais également un gain de place important.
Prenez soin de l’environnement avec un objectif zéro papier
40 % de la déforestation mondiale s’expliquent par l’utilisation du papier. Devant un tel constat, il est impératif de réduire sa consommation en entreprise en choisissant un comportement écologique.
Une politique zéro papier est donc nécessaire. Pour y parvenir, n’hésitez pas à vous appuyer sur les compétences de la société Apo’g.
Experte dans l’archivage électronique, vous serez accompagné tout au long de votre transition par un prestataire de services informatiques avec plus de 20 ans d’expérience.
