Quand l’archivage électronique remplace l’impression des documents
En moyenne, chaque salarié utilise entre 70 et 85 kilos de papier selon l’ADEME. Bien évidemment, c’est un constat qui engendre des dépenses conséquentes pour l’entreprise, tout en impactant négativement l’environnement.
Cependant, l’entreprise n’est pas obligée de subir cette situation en s’orientant vers l’archivage électronique. La dématérialisation zéro papier permet à l’organisation de conserver l’intégralité de ces documents, mais sous un format numérique. Par ailleurs, les fichiers sont issus de différentes sources comme un téléphone portable, un logiciel de gestion Internet, etc.
Non seulement cette solution contourne le problème du stockage physique, mais elle présente l’avantage de sécuriser entièrement les données qu’elle contient.
Pourtant, il existe plusieurs sortes d’archivage correspondant à de simples documents sans valeur jusqu’à l’archivage avec une valeur probante. Il vous appartient de définir la valeur de chaque document et bien sûr de le conserver selon le délai imposé.
Pourquoi favoriser la dématérialisation zéro papier en mettant en place une gestion électronique des documents ?
Si vous rencontrez des problèmes d’archivage physique, la solution consiste à mettre en place un archivage électronique. Autrement dit, la GED, assurant une sécurité maximale sur les documents. Au quotidien, les salariés d’une organisation bénéficieront d’une gestion beaucoup plus aisée, d’autant plus que la gestion s’effectue en mode SaaS.
Ainsi, chaque document numérique sera classifié et traité selon les besoins de l’entreprise, sans avoir recours à une impression sur papier.
Grâce à la décentralisation de l’information, les documents sont accessibles pour les personnes concernées avec un système d’authentification pour limiter et contrôler les accès.
Dans ces conditions, la gestion électronique des documents présente des multiples avantages, à commencer par une traçabilité exemplaire de l’information. Mais également un workflow facilité se basant sur une automatisation des processus.
Mais grâce à l’archivage automatique, le risque d’erreur sera grandement réduit, car il n’y a pas d’intervention humaine.
Cependant, pour viser une dématérialisation zéro papier en utilisant la gestion électronique des documents, il faut impérativement s’orienter vers la bonne solution.
La mise en place de la signature numérique
La signature électronique constitue une excellente solution pour viser le zéro papier. Plus précisément, il s’agit d’une fonctionnalité de la gestion électronique des documents permettant la validation d’un document numérique. D’un point de vue légal, cette signature électronique dispose exactement de la même valeur qu’une signature papier.
Toutefois, le format numérique évite l’impression du document. De ce fait, c’est un gain de temps dans le traitement de l’information, tout en ayant un niveau de sécurité satisfaisant.
Vigilance sur le type de signature, car si vous utilisez une signature manuscrite scannée ou une signature graphique digitalisée, sachez que ces procédés n’ont aucune valeur juridique.
N’oubliez pas le recyclage
La dématérialisation zéro papier implique un investissement conséquent pour l’entreprise souhaitant s’orienter vers la transformation digitale. Mais avant de mettre en place les bons outils informatiques, des gestes simples du quotidien auront un impact positif pour tendre vers le zéro papier.
En cas d’impression, utilisez systématiquement la fonction recto verso. Posez-vous la question de savoir s’il est vraiment utile d’imprimer un document. Par ailleurs, favorisez le recyclage, car c’est une solution limitant votre impact sur l’environnement.
Comme vous le voyez, la mise en place d’une politique de dématérialisation zéro papier s’effectue progressivement. En utilisant des logiciels de gestion électronique de documents, la signature électronique et en encourageant le recyclage, vous atteindrez vos objectifs. Mais n’oubliez pas de vous faire accompagner par un prestataire de services informatiques comme Apo’g.
